Кадровый учет для IT-компаний. Зачем?

Ключ к успеху любой организации, в том числе и IT-компании, кроется в правильно подобранной команде профессионалов. Оформление трудовых отношений с работниками – важная часть работы для любой IT-компании. На практике, в связи с решением кадровых вопросов, возникающих в процессе работы, все чаще наниматели задаются вопросами: “Как грамотно разрешить ту или иную кадровую проблему?”, “Какие документы необходимы?”. Поэтому в этой статье мы вам расскажем про кадровый учет и как правильно его вести.

1. Что такое кадровый учет и что в него входит?

Кадровый учет – это фиксация в документах трудовых отношений между нанимателем и работником. Кадровый учет включает в себя оформление:

1. Приема, перевода, увольнения;
2. Отпусков, командировок;
3. Поощрений и взысканий;
4. Аттестации, повышения квалификаций;
5. Иных трудовых отношений между нанимателем и работником.

2. Какие документы должна иметь IT-компания по ведению кадрового учета и зачем?

Трудовое законодательство Республики Беларусь содержит перечень документов, которые обязательно необходимо иметь каждой организации. К ним относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Штатное расписание;
3. Должностные инструкции работников;
4. График оптусков;
5. Другие локальные нормативные правовые акты.

3. Способы ведения кадрового учета.

Заниматься ведением кадрового учета в организации может как один сотрудник, так и целый отдел кадров.

Наш совет! Если у вас небольшая организация или вы просто не хотите забивать себе голову кадровыми вопросами, то у нас для вас есть выход. Вы можете передать все ваши кадры аутсорсинговой организации, заключив договор на оказание юридических услуг. Как правило, такими организациями являются юридические компании, которые имеют лицензию на оказание юридических услуг.

Важно! Кадровые услуги относятся к юридическим. Поэтому аутсорсинговая организация в обязательном порядке должна иметь лицензию на оказание юридических услуг.

4. Особенности ведения кадрового учета в IT-компаниях.

Основной особенностью ведения кадрового учета в IT-компаниях является стремление к его полной автоматизации. Электронный кадровый документооборот имеет больше преимуществ, нежели бумажные носители. В настоящее время существует огромное количество программ, которые позволяют автоматизировать работу отдела кадров или специалиста по кадрам. Одной из таких программ является «DELTA+Персонал». С помощью этой программы можно:

1. Получить быстрый доступ к любой необходимой информации (например, поиск работника, приказа, контракта);
2. Формировать приказы по ранее созданным шаблонам;
3. Формировать контракты и другие трудовые договоры; контролировать и получать оповещение об истечении срока их действия;
4. Контролировать правильность заполнения паспортных данных и многое другое.

Работа в такой программе является хорошим подспорьем в ведении кадрового учета и сводит наличие ошибок в кадровых документах к минимуму.

5. Санкции за неправильное ведение кадрового учета.

Департамент государственной инспекции труда – государственный орган, который может прийти в вашу компанию с проверкой соблюдения правильности ведения кадрового учета.

Почему важно грамотное ведение кадрового учета?

Кадровый учет фиксирует все изменения трудовых отношений между нанимателем и работником. Допущение ошибок в оформлении документации может привести компанию не только к финансовым убыткам, но и к правовым последствиям (например, неправильное документальное оформление увольнения работника за прогул, может повлечь за собой восстановление такого работника на работе).

Наш совет! Ответственно относитесь к выбору специалиста, которому вы доверите ведение кадров вашей компании, т.к поручение такой работы неопытному человеку может быть чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной ответственности компании перед контролирующими органами. Штраф за несоблюдение законодательства о труде составляет от 2 до 20 базовых величин

В целом, хочется отметить важность правильного ведения кадрового учета. Правильно подобранный коллектив отдела кадров/специалист по кадрам будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и поможет свести к нулю ошибки при проведении различных государственных проверок.